Das Workflow Modul ist ein Prozessmodellierungstool, das in alle Bereiche des ERP-Systems Microsoft Dynamics NAV integriert ist.
Das Modul ist ein hervorragendes Werkzeug für Unternehmen, die die folgenden Ziele verfolgen:
- Automatisierung und Parallelisierung von Geschäftsprozessen
- Minimierung von Papierflüssen, damit verbunden Effizienzsteigerung und Vermeidung von Informationsverlust oder Fehlinformationen
- Erhöhung der Transparenz von Geschäftsprozessen
- Verbesserung der Flexibilität von Geschäftsprozessen
- Qualitätssteigerung durch Validierung der internen Prozesse
- Schaffung einer Datenbasis zur Prozessanalyse und -optimierung
Der Funktionsumfang des Moduls unterteilt sich in die folgenden Bereiche:
Field Security
Das Granule „Field Security“ erlaubt es, Zugriffsrechte auf Feldebene zu definieren. Die Rechte können dabei auf Benutzer- oder Rollenbasis definiert werden. Eine Vergabe der Zugriffsrechte erfolgt nach dem Einschluss- bzw. Ausschlussverfahren. Die Einrichtung erfolgt durch ein intuitiv bedienbares Matrix-Formular.
Prozess Management
Das Granule „Prozess Management“ ermöglicht die Definition von Geschäftsprozessen innerhalb des ERP Systems. Dabei können Prozesse (Workflows) auf Basis von Ereignissen, Bedingungen oder auch Benutzern angestoßen werden. Zudem können Anwender bei Bedarf manuelle Workflows erzeugen.Durch eine leistungsfähige Bedingungsstruktur können umfangreiche beliebig komplexe Eintritts- und Austrittskriterien für die einzelnen Prozesse definiert werden. Dabei können eine beliebige Anzahl von Tabellen verknüpft werden und deren Felder dann mit Abfragekriterien belegt werden.
Die Aufgaben, die innerhalb eines Prozesses entstehen können über eine Vorgänger/Nachfolger Struktur miteinander in Beziehung gesetzt werden. Ein zuständiges Team würde in einem solchen Fall erst dann eine Aufgabe bekommen, wenn die entsprechenden Vorgänger-Aufgaben bereits beendet wurden. Das System erlaubt über das Granule „Field Security“ hinaus, Felder mit einer Prozesssperre zu versehen. In einem solchen Fall kann ein Anwender ein bestimmtes Feld nur dann verändern, wenn es hierfür eine konkrete Aufgabe aus einem Prozess gibt. Hierdurch wird ein Höchstmaß an Prozesskontrolle erreicht.
Bestimmte Felder, z.B. FlowFields können über bestimmte Bedingungen periodisch geprüft werden und auf dieser Basis können dann wiederum Prozesse aufbauen (z.B. Email, wenn der Saldo eines Debitoren über einem gewissen Wert liegt).
Prozess Design
Das Prozess Management Granule kann über das grafische Modellierungstool MS Visio mit Daten versorgt werden. Dabei können alle Elemente des Prozess Managements über spezielle Symbolschablonen erzeugt werden und dann per Knopfdruck in Navision verarbeitet werden.
